Преместването на вашия офис може да бъде огромна караница, но не е задължително да е кошмар. Решихте, че е време да се преместите за ново начало, по-нисък наем или повече пространство, но ключът е да избягвате често срещаните грешки. Не позволявайте на хаоса около опаковането да спре бизнеса ви или да ви постави в още по-лошо място или ситуация. С малко стратегическо планиране и организация преместването на вашия офис може да премине очаквано и да ви подготви за успех в новите ви начинания.
Най-напред трябва да включите екипа си с график и конкретни задължения. Не забравяйте да посетите внимателно потенциални нови места, а не просто да изберете място от онлайн снимки. И не забравяйте малки, но жизненоважни подробности като промяна на адреси, архивиране на данни извън сайта и актуализиране на доставчици. Следвайте това ръководство по време на процеса на преместване, за да поддържате компанията си работеща с всички сили.
Подготовка за преместване на вашия офис
Преместването на цял офис не е никак малко. За да го направите възможно най-безпроблемно, започнете да планирате отрано. Най-малко 3–6 месеца преди планираната дата за преместване сформирайте комисия за преместване, която да наблюдава всички необходими задачи като оценка на оферти от фирма за преместване и създаване на бюджет.
Намерете подходящата фирма за преместване
Направете проучване и получете препоръки от други фирми, които наскоро са се преместили. Срещнете се с няколко компании, които предлагат търговски услуги за преместване, за да сравните оферти въз основа на размера на вашия офис и текущото оформление. Уверете се, че избраната от вас компания има опит с преместване на офиси и подходящо лицензиране/застраховка, например.
Създайте реалистичен времеви интервал и бюджет
Разберете какво трябва да се свърши и възложете задачи с крайни срокове, за да поддържате всички по график. Получете прогнози за неща като опаковане на консумативи, нови мебели, ИТ свързване и услуги за почистване. Вградете малко буферно време във вашия период, в случай че някоя част от преместването отнеме повече време от очакваното. И не забравяйте да предвидите бюджет за извънреден труд и закуски на служителите, за да поддържате морала по време на преместването!
Инвентаризация и поръчки на консумативи
Разходете се из целия си офис и отбележете всичко, което трябва да бъде опаковано и преместено. Поръчайте всичко – от кашони до фолио с балончета до перманентни маркери. Залепете етикети на кутиите по отдел и съдържание, за да улесните разопаковането в новото ви пространство. Организирайте партита за опаковане, където служителите опаковат собствените си работни неща – те знаят най-добре какво се нуждае от специални грижи или внимание.
С правилното планиране и подготовка преместването на вашия офис може да протече ефективно. Но очаквайте малко хаос и разочарование по пътя – промяната никога не е лесна! Да останете организирани и да поддържате линиите за комуникация с вашите хамали от фирмата за преместване и служителите ще ви помогнат да няма много прекъсване. Преди да се усетите, ще се настаните в новия си офис и ще се чудите за какво е целият този шум.
