Време ли е вече да се местим? Изглежда едва вчера група съоснователи седяха в тази стая и официално започнаха пътуването към финансовата свобода. С цялата пот и сълзи, проляти за изграждането на бизнеса, най-накрая е време да се раздвижите. Преместването на ново място за разширяване на бизнеса е това, за което мечтае всеки стартиращ бизнес. Това обаче идва със своя справедлив дял от предизвикателства. Ето 5-те основни предизвикателства пред преместване на офис , които трябва да имате предвид:
- Загуби на производителност
Според статистиката на AMSA 37% от фирмите се преместват по бизнес причини, като в 18% от времето хамалите преместват компютри, копирни машини и друго офис оборудване. Преместването на офис е може би най-предизвикателният ход, който ще направите. Ще имате нужда от достатъчно предварително планиране и задълбочено управление, за да се справите ефективно с тези предизвикателства.
Независимо от размера, ще ви трябват поне два дни, за да опаковате, преместите и разопаковате всичко в офиса си. Невъзможно е да нямате загуби на производителност преди, по време и непосредствено след преместването. Планирайте и съобразете загубите на производителност във вашия график. Не искате да саботирате добър клиент по време на преместването.
Повечето компании обичат да използват почивните дни или дългите празнични уикенди за преместване. Имайте предвид, че това може да е малко по-скъпо, защото хамалите начисляват такси за извънреден труд или обикновено не работят по време на празници, или защото търсенето е голямо и хамалите вече са резервирани.
Друго нещо, което можете да направите, е да позволите на служителите си да работят дистанционно, докато офисът се премества. Това може да дойде със своя справедлив дял от предизвикателства. Не искате да компрометирате сигурността на мрежата или да насърчавате нарушаването на данните през този период. Трябва да разберете как служителите могат да работят от вкъщи, като същевременно запазват поверителността на компанията.
- Планиране на пространството
Друго важно нещо, което трябва да направите, преди да се преместите, е планирането на пространството . И докато сте там, трябва да знаете къде са всички електрически и телефонни връзки, къде можете да окачите телевизор, къде ще направите конферентна зала и как ще се съхраняват офис файловете.
Трябва да начертаете подробен етажен план за това как ще изглежда новият офис, след като преместването приключи. От избора на мебели до поставянето на диспенсъра за вода и микровълновата фурна, планирайте всеки малък детайл и се уверете, че има достатъчно инфраструктура в новия офис, за да поеме необходимите операции.
- Определяне на реалистични бюджети
Точно както не можете да извършите преместване за една нощ, невъзможно е да го направите с малък бюджет. И ако планирате преместване на дълги разстояния, трябва да сте още по-добри в планирането и бюджетирането.
Добро място да започнете е като получите оферти от популярни хамали. Уверете се, че сте проучили добре тяхната репутация – не искате в крайна сметка да смените 40% от вашето офис оборудване поради манипулиране. Вземете оферти от възможно най-много хамалски услуги с ниско заплащане.
И докато определяте бюджет за преместването, не забравяйте да вземете предвид цената на загубата на продуктивност. Всеки брой дни, в които вашият офис няма да работи, ще ви струва пари. Финансово стабилен начин за изчисляване на разходите за вашето преместване е да вземете предвид всеки възможен разход или загубени продажби.
- Координация
Дръжте всичките си служители в течение, когато планирате преместването. Те трябва да знаят кога да опаковат офис бюрата си и как ще се очаква да пристигнат на новото място. Те трябва да бъдат информирани за всички големи промени, които ще се случат. В най-добрия случай, ако е възможно, нека обиколят новият офис предварително.
Обзавеждане на офиса – да остане или да замине? усетете го. Бъдете отворени към предложенията, които идват от служителите. Вашите служители са хората, които ще прекарат най-дългите часове на работа и ще трябва да търпят всичко.
- Обзавеждане на офиса – да остане или да замине?
Можете да обзаведете новия си офис с всичко ново, за да отбележите промяната. Или можете да вземете всяка част от стария си офис в новия. Знайте, че първият вариант ви струва много пари, а вторият създава ненужно неудобство. Разберете къде да сложите чертата, за да балансирате и двете предложения.
Не искате да загубите същността на вашето офис пространство. В същото време няма да ви навреди да смените онези стари мебели и/или офис оборудване, които възнамерявате да направите от известно време. Вместо да вкарвате тези неща в сметката на хамалите, ликвидирайте ги или ги подарете. Закупете ново оборудване, за да замените старото.
Знайте, че преместването на офис ще бъде стресираща работа. Ще има извънредни ситуации и неизвестни спънки, които ще се прокрадват. Но в крайна сметка всичко ще се установи. Приятно преживяване!
